Todo lo que necesitas saber para manejar tu gimnasio

Si ya usabas FORZAGE MANAGER, el sistema cambio bastante desde la ultima vez. Este manual es nuevo de punta a punta — pero si queres ir directo a lo que se agrego, esto es lo mas importante:

Si ya usabas FORZAGE antes de esta actualizacion

En la pantalla de inicio de sesion, toca "Ya uso FORZAGE (activar mi cuenta)", ingresa tu ID de empresa y la contrasena de siempre, y crea tu cuenta personal (email + contrasena nueva). No perdes ningun dato: todos tus socios, cobros e historial quedan intactos, organizados en una "Sucursal Principal" que se crea sola.

Si es la primera vez que entras

Toca "Registrar nuevo gimnasio" y segui los pasos. Cada persona de tu equipo va a tener su propia cuenta (email + contrasena) — nada de compartir una sola clave.

Registrar un socio

Toca Nuevo en el menu inferior (o en la barra lateral si estas en computadora). Completa nombre, numero de socio, WhatsApp, email (opcional) y el plan con el monto cobrado. Si el socio empezo antes de hoy, usa el campo Fecha de inicio para que el vencimiento se calcule bien. Si tu gimnasio tiene mas de una sucursal y estas viendo "Todas", vas a tener que elegir a que sucursal queda.

Email del socio — avisos automaticos

Si cargas el email, el sistema le manda solo un recordatorio unos dias antes de que venza, sin que nadie tenga que acordarse. Sin email cargado, seguis usando el aviso manual por WhatsApp o email masivo (ver seccion Avisos masivos).

Editar un socio

Toca el socio en la lista, pestana Editar. Podes cambiar nombre, telefono, email, la fecha de vencimiento (para correcciones manuales), creditos de clases, generar su PIN del Portal del Socio, y asignarle una rutina.

Filtros de la lista

Todos · Activos · Vencidos · Proximos (vencen pronto). Los socios con planes por creditos muestran cuantas clases les quedan en vez del vencimiento.

Notas del socio

En el perfil, pestana Notas: observaciones libres (metodo de pago habitual, dias que viene, lesiones, lo que necesites). Cada nota queda con fecha.

QR e impresion

Desde el perfil, boton QR descarga el codigo QR personal del socio (se usa en Control de Acceso y en el Modo Quiosco). En la pestana Accesos, boton Imprimir genera una ficha completa con todos los ingresos del socio.

Registrar un cobro

Toca un socio → pestana Pagar. Elegi el plan, ingresa el monto y toca Confirmar cobro. Podes enviar el comprobante por WhatsApp o descargarlo en PDF desde el historial del socio.

Cobrar con Mercado Pago

Ademas de efectivo, transferencia y tarjeta, elegi Mercado Pago como metodo, ingresa el monto y toca Generar link de pago — aparece un QR para que el socio escanee y pague desde su celular en el momento, con boton para mandarlo por WhatsApp tambien. Cuando confirme el pago, toca igual Confirmar cobro: la referencia de Mercado Pago queda cargada sola. Este flujo (vos cobrando en el mostrador) es de confirmacion manual; si el socio paga por su cuenta desde el Portal del Socio, esa renovacion es automatica, sin que nadie toque nada.

Pantalla de cobro (Caja → Cobrar con QR)

Un QR grande en pantalla completa para ventas de mostrador que no estan atadas a un socio en particular — por ejemplo una visita suelta o una clase de prueba.

Comprobantes, referencia y borrado protegido

En el historial de cobros y ventas podes adjuntar una foto del comprobante y cargar un numero de referencia u operacion, para llevar mejor trazabilidad. Borrar un cobro o una venta solo lo puede hacer un administrador y te pide reingresar tu contrasena — queda anotado en Ajustes → Auditoria.

Tipos de planes

Por tiempo (Pase Libre, Pase VIP): suman dias al vencimiento. Por creditos (Packs y Cuponeras): suman clases al saldo del socio. Clase suelta: registra el cobro sin tocar el vencimiento.

Graficos y exportar

En el dashboard, boton Graficos muestra la caja de los ultimos 6 meses y los accesos de los ultimos 14 dias. Los botones Socios y Cobros descargan un Excel con todos los datos.

Crear una clase

En Clases → Agenda, boton Clase. Completa nombre (ej: Zumba, Funcional 18hs), los dias (podes elegir mas de uno — por ejemplo Lunes y Miercoles para la misma clase), hora, cupo maximo, y opcionalmente el profesor a cargo. Las clases se ordenan solas por dia y horario, y la barra se pone roja cuando esta completa.

Inscribir socios

En la tarjeta de la clase, toca el icono de agregar persona e ingresa el numero de socio. Si el cupo esta lleno no deja inscribir a nadie mas. Para sacar a alguien, toca su nombre en la lista de inscritos.

Profesores

En Clases → Profesores cargalos una sola vez (nombre, especialidad, telefono) y despues asignalos a las clases que correspondan desde el formulario de la clase. Cada profesor muestra cuantas clases tiene a cargo. Si cambias el profesor, el dia o la hora de una clase, se actualiza en todos lados solo — en la agenda y en el calendario.

Rutinas

Generar una rutina con Inteligencia ArtificialNUEVO

Boton "Generar con IA" en Clases → Rutinas. Elegis objetivo (Tren superior, Tren inferior, Full body, Core, Cardio, o tambien Yoga, Pilates y Zumba), nivel, dias por semana, duracion de la sesion y notas opcionales (lesiones, preferencias). El sistema arma la rutina dia por dia usando las Maquinas que cargaste en el gimnasio (para Yoga/Pilates/Zumba no hace falta tener maquinas cargadas). El resultado se abre en el formulario de rutina para que lo revises y lo edites antes de guardarlo — las rutinas generadas asi quedan marcadas con un icono ✨ en la lista.

Asignar una rutina a socios y profesores

Icono de persona con "+" en la tarjeta de la rutina. Se abre un buscador con checklist de tus socios (tildá para asignar, destildá para quitar) y un checklist de profesores. Al guardar, el sistema asigna o desasigna solo a los que cambiaste, sin tocar al resto.

MaquinasNUEVO

Pestana Clases → Maquinas: cargá el equipamiento de tu gimnasio eligiendo de un catalogo predefinido (orden alfabetico) o escribiendo el nombre a mano con "Otra" — en ese caso el boton "Investigar con IA" identifica de que maquina se trata y sugiere el grupo muscular automaticamente. Esta lista es la que usa el generador de rutinas con IA.

Planos del gimnasio y recorrido de la rutinaNUEVO

Pestana Clases → Croquis: si tu local tiene mas de un piso, salon o estudio (ej: planta baja, 1er piso, estudio de danza), armá un plano por cada uno con el boton "Nuevo plano". En cada plano subís una foto o imagen como fondo (boton "Foto/plano del local") y arrastrás las maquinas cargadas hasta su ubicacion real — si tenes varias unidades de la misma maquina (ej: 3 Hack), cada una se ubica por separado, y la cantidad se carga en la ficha de la Maquina. Guardá con el boton "Guardar".

Con al menos un plano armado, las rutinas generadas por IA muestran un icono de ruta 🛣️ — al tocarlo se abre el mapa con el recorrido numerado entre las maquinas de ese dia (elige automaticamente el plano donde estan ubicadas, y si hay varias unidades de la misma maquina usa la mas cercana en el camino), mas la lista de ejercicios en orden (esta lista de texto siempre se ve, incluso sin planos armados). Desde ahi podes descargar el mapa como imagen o enviarlo por email/WhatsApp a los socios y profesores asignados.

Calendario mensual

• Imprimir el calendario del mes.
• Mandar los horarios por email a todos los socios de una sola vez.
• Compartirlos por WhatsApp (grupo, difusion o contacto que elijas).

Imprimir todo

Ademas del calendario, podes imprimir la Agenda completa y el listado de Profesores desde sus propias pestañas, y el listado de Socios desde el boton "Imprimir" del dashboard.

Control de acceso (manual)

Toca Acceso en el menu y activa la camara. Escanea el QR del socio: verde significa activo, rojo significa vencido o sin creditos. Cada acceso queda registrado automaticamente.

Modo Quiosco

Icono de pantalla en el encabezado. Activa una pantalla completa con la camara lista para que los socios escaneen ellos mismos al entrar — muestra reloj, fecha y nombre del gimnasio. Para salir, toca "Salir del quiosco" arriba a la derecha.

En Tienda → Productos cargas lo que vendes (suplementos, accesorios, bebidas) con precio y stock. Cada venta descuenta el stock solo, y los productos con poco stock se marcan con una alerta. Desde Nueva venta armas el carrito y confirmas el cobro igual que con un socio — con los mismos metodos de pago, incluido Mercado Pago.

Una pantalla aparte, pensada para el celular del socio, donde ve su estado y puede resolver solo lo que antes te tenia que pedir a vos.

Que puede hacer el socio ahi

• Renovar: elige su plan, genera el pago con Mercado Pago y se renueva solo apenas se confirma — sin llamarte.
• Accesos: ve todo su historial de ingresos al gimnasio.
• Pagos: ve su historial de cobros completo.
• Rutina: ve la rutina que le asignaste, con el detalle de ejercicios y el archivo adjunto si tiene uno.

Darle acceso a un socio

En el perfil del socio → pestana Editar → boton Generar junto a "PIN de acceso al Portal del Socio". O mas directo: toca Portal en la fila de botones del perfil — genera el PIN si no tiene, y te abre WhatsApp con el link y el PIN listos para mandarle. Tambien podes mandarle el acceso a todos tus socios de una por email.

Renovacion automatica

Cuando el socio paga desde el Portal, Mercado Pago confirma el pago solo (no hace falta que nadie lo apruebe de tu lado) y el vencimiento o los creditos se actualizan solos. Al socio le aparece un boton para mandarse el comprobante por WhatsApp — tanto en el momento de pagar como despues, desde cualquier pago de su historial. Si cargaste un email en Ajustes → Email para avisos de pagos automaticos, a esa casilla le llega automaticamente un aviso con el nombre del socio, el monto, la fecha y la hora de cada pago.

Contacto directo

El socio tiene un boton para escribirte por WhatsApp directamente desde el Portal, y su rutina asignada muestra la fecha desde la que la tiene.

Desde el dashboard, boton Avisar a todos (banner naranja) o Avisar (banner rojo de morosidad) o Comunicado (para mandarle algo a todos los socios).

Elegir a quien y por donde

El mismo panel te deja elegir la audiencia (Proximos a vencer / Vencidos / Todos los socios) y el canal (WhatsApp o Email). Los socios sin telefono o sin email cargado aparecen atenuados y no se les puede enviar por ese canal.

WhatsApp

El sistema te guia socio por socio: abre WhatsApp con el mensaje ya escrito, vos tocas enviar, y pasa al siguiente. Podes saltar a alguien si no corresponde.

Email

Se manda de una sola vez a todos los seleccionados. Por defecto sale desde la cuenta compartida de FORZAGE mostrando el nombre de tu gimnasio, pero podes configurar tu propio remitente en la seccion Email de la barra lateral (aparte de Ajustes, para encontrarla mas rapido).

Tu propio remitente y plantilla

En Email (barra lateral) podes cargar:

• Email remitente + contrasena de aplicacion de Gmail: para que los avisos salgan desde tu propia casilla en vez de la compartida.
• Imagen de cabecera: se muestra arriba de cada email.
• Asunto y cuerpo personalizados: con las variables {'}}nombre{{'} y {'}}fecha{{'}. Si los dejas vacios, el sistema arma un mensaje automatico segun el motivo.

Envio masivo del Portal del Socio

Desde la misma seccion Email, boton Enviar accesos al Portal del Socio: le mandas a todos tus socios (o a los que elijas) el link y el PIN de su Portal por email de una sola vez. A quien no tenga PIN se le genera uno solo.

Mensaje de WhatsApp personalizado

En Ajustes → Mensaje WhatsApp personalizado, mismas variables {'}}nombre{{'} y {'}}fecha{{'}.

Sucursales

Si tu gimnasio tiene mas de una sede, en Ajustes → Sucursales (solo lo ve el administrador) las creas y renombras. Cada socio, cobro, venta y clase pertenece a una sola sucursal.

Roles

Administrador: ve y gestiona todas las sucursales, puede cambiar entre ellas con el selector del encabezado. Encargado de sucursal: solo ve los socios, cobros y clases de la sucursal donde fue invitado.

Invitar a una persona

En Ajustes → Equipo → Invitar persona, completa nombre, email y rol (y sucursal si es Encargado). Se genera un link + PIN de 6 digitos que vence en 30 dias — mandaselo por email o WhatsApp con los botones, o copia el link. La persona lo abre, pone el PIN, crea su contrasena y ya puede entrar con su propia cuenta.

Borrado protegido

Eliminar un cobro, una venta o un socio solo lo puede hacer un administrador, y el sistema pide reingresar la contrasena antes de confirmar. No hay forma de borrar algo por accidente con un toque.

Auditoria

En Ajustes → Auditoria (solo administrador) queda un registro de quien elimino que, y cuando — con fecha, hora y detalle de que se borro o edito manualmente (por ejemplo, un cambio de vencimiento a mano).

Datos de la empresa

Logo, email de recuperacion, y el email donde llegan los avisos de pagos automaticos del Portal del Socio.

Planes de suscripcion

Cres, editas o eliminas los planes que ofreces (por tiempo, por creditos, o clase suelta), con su nombre, categoria y duracion o cantidad de creditos. Los precios se cargan a mano en cada cobro, no quedan fijos en el plan.

Dias de anticipacion para avisos

Define con cuantos dias de anticipacion aparece el banner naranja de "proximos a vencer" en el dashboard.

Cambiar contrasena

Ajustes → Cambiar contrasena.

Backup y datos

Todo se guarda en la nube. Desde Ajustes → Descargar backup obtenes un archivo con todos tus datos, y desde Restaurar backup lo podes volver a cargar.

Instalar como app (PWA)

Desde el navegador del celular o la computadora, buscá la opcion Instalar app o Agregar a pantalla de inicio. FORZAGE queda como un icono mas, sin barra de direcciones.

Modo claro / oscuro y pantalla grande

Boton del sol en el encabezado para cambiar el tema — se guarda solo. Desde una computadora o tablet grande, FORZAGE muestra una barra lateral fija en vez del menu de abajo; en el celular se mantiene el menu inferior.

Abajo a la derecha de la pantalla vas a ver tres botones flotantes:

• 🤖 Asistente de IA: chat que responde al instante dudas sobre como usar el sistema (donde cargar algo, como generar una rutina, etc). No ve los datos de tu gimnasio, solo ayuda de uso.
• 📖 Manual: abre este mismo manual completo, siempre a mano mientras trabajas.
• 💬 Soporte: para algo puntual de tu cuenta que el asistente no pueda resolver, mandanos un mensaje y te respondemos por email.